Wir nehmen den Schutz personenbezogener Daten ernst. NachlassPilot unterstützt bei der strukturierten Erfassung, Dokumentation und Organisation von Nachlassinformationen. Dabei können je nach Nutzung unterschiedliche personenbezogene Daten verarbeitet werden – zum Beispiel bei Websitebesuchen, Kontaktanfragen, Nutzerkonten, digitalen Nachlassakten, Uploads, Exporten oder beim Vor-Ort-Service in Schleswig-Holstein.
Diese Datenschutzerklärung erklärt verständlich, welche Daten wir verarbeiten, zu welchen Zwecken dies geschieht, auf welcher Rechtsgrundlage die Verarbeitung erfolgt und welche Rechte betroffene Personen haben.
Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:
Das Projekt NachlassPilot wird durch Marc Köditz (root|Labs) betrieben.
Ein Datenschutzbeauftragter ist derzeit nicht bestellt. Für Datenschutzanfragen können Sie sich direkt an den oben genannten Verantwortlichen wenden.
Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies für den Betrieb der Website, die Bereitstellung der Software, die Bearbeitung von Anfragen, die Vertragsdurchführung, die Sicherheit der Systeme oder die Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich ist.
Bei Nachlassakten entscheidet grundsätzlich der jeweilige Nutzer beziehungsweise Mandant, welche Inhalte erfasst, hochgeladen oder exportiert werden. NachlassPilot stellt hierfür die technische Struktur bereit.
Wir beachten die Grundsätze der Datenminimierung, Zweckbindung, Transparenz und Vertraulichkeit. Die Verarbeitung erfolgt mandantenbezogen getrennt, so dass Nutzer grundsätzlich nur Daten ihres eigenen Mandantenbereichs einsehen können.
Bei jedem Besuch unserer Website werden automatisch Informationen durch den Webserver erfasst:
Die Verarbeitung dient der Auslieferung der Website, der Sicherstellung der technischen Stabilität, der Fehleranalyse und der Erkennung und Abwehr von Missbrauch oder Angriffen.
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Betrieb, Sicherheit und Fehlerbehebung).
Server-Logfiles werden für 14 Tage gespeichert und danach automatisch gelöscht, sofern keine sicherheitsrelevante Aufbewahrung erforderlich ist.
Wir verwenden auf NachlassPilot.app keine Marketing- oder Tracking-Cookies. Für den Betrieb der Anwendung werden technisch notwendige Cookies und lokale Speichermechanismen eingesetzt:
Für diese technisch erforderlichen Cookies ist keine Einwilligung erforderlich (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, § 25 Abs. 2 Nr. 2 TTDSG).
Zur Optimierung der Ladezeiten und für die Kartendarstellung binden wir folgende externe Ressourcen ein:
Weitere externe Dienste (wie Webfonts, Captcha-Dienste oder Analyse-Tools) werden nicht eingebunden.
Bearbeitung Ihrer Anfrage, Angebotserstellung, Rückfragen, Terminvereinbarung, Dokumentation der Kommunikation sowie Abwehr von Missbrauch und Spam.
Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen auf Ihre Anfrage hin) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Sicherheit, Nachweis und Missbrauchsvermeidung).
Anfragen werden so lange gespeichert, wie dies für die Bearbeitung, mögliche Rückfragen und gesetzliche Nachweis- oder Aufbewahrungspflichten erforderlich ist. Führt eine Anfrage nicht zu einem Vertrag, löschen oder anonymisieren wir die Daten nach angemessener Frist.
Kontoerstellung, Authentifizierung, Mandantenverwaltung, Vertragsdurchführung, Zugriffskontrolle, Sicherheit und Missbrauchsschutz.
Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Sicherheit und Schutz der Plattform).
Passwörter werden nicht im Klartext gespeichert, sondern ausschließlich als kryptografischer Hash. Die Anmeldung ist durch Rate-Limiting gegen automatisierte Angriffe geschützt. Nach einem Login wird die Sitzungskennung erneuert (Session-Regeneration). Die Übertragung erfolgt ausschließlich verschlüsselt per HTTPS.
NachlassPilot ermöglicht es Nutzern, Nachlassinformationen strukturiert zu erfassen, Dokumente hochzuladen, Räume und Gegenstände zu dokumentieren, Aufgaben zu verwalten und Berichte oder Exporte zu erzeugen.
Die Datenschutz-Grundverordnung gilt grundsätzlich nicht für personenbezogene Daten verstorbener Personen (Erwägungsgrund 27 DSGVO). Nachlassakten können jedoch regelmäßig auch personenbezogene Daten lebender Personen enthalten – etwa von Angehörigen, Erben, Bevollmächtigten, Ansprechpartnern, Gläubigern, Mietern, Dienstleistern oder sonstigen Beteiligten. Diese Daten behandeln wir entsprechend den Anforderungen der DSGVO.
Der jeweilige Nutzer beziehungsweise Mandant entscheidet grundsätzlich selbst, welche Inhalte in eine Nachlassakte eingestellt werden. Bei professioneller Nutzung kann der Kunde für die Rechtmäßigkeit der von ihm eingestellten Daten verantwortlich sein. NachlassPilot stellt hierfür die technische Plattform bereit.
Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung bei eigener Nutzung), Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Sicherheit und Betrieb der Plattform). Bei professioneller Nutzung mit personenbezogenen Daten Dritter kann eine Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO erforderlich sein (siehe Abschnitt 11).
Beim Einmal-Fall erhalten Nutzer einen zeitlich begrenzten Zugang für einen konkreten Nachlassfall. Dabei werden Daten verarbeitet, die für Einrichtung, Laufzeitverwaltung, Zugriff, Support, Export und Vertragsabwicklung erforderlich sind.
Nach Ablauf des Zugangs wird das Konto gesperrt. Für 30 Tage besteht ein eingeschränkter Nur-Lese-Zugriff, damit Sie Ihre Daten über den PDF- und ZIP-Export selbst sichern können. Nach Ablauf dieser Frist werden die aktiven Daten und das Nutzerkonto endgültig gelöscht.
Bei SaaS-Paketen werden Mandantenkonten angelegt und verwaltet. Je nach Paket können mehrere Nutzer, Nachlassakten, Speicherbereiche und Rollen/Berechtigungen eingerichtet werden. Verarbeitet werden insbesondere:
Soweit Kunden NachlassPilot nutzen, um personenbezogene Daten eigener Beteiligter, Mandanten, Klienten oder sonstiger Dritter zu verarbeiten, kann NachlassPilot als Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 28 DSGVO tätig werden. In diesem Fall stellen wir eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung zur Verfügung.
Bei der Nutzung der Software entscheidet der jeweilige Nutzer beziehungsweise Mandant grundsätzlich selbst, welche Daten und Dokumente in NachlassPilot erfasst oder hochgeladen werden. Professionelle Nutzer bleiben für die Rechtmäßigkeit der von ihnen eingestellten Inhalte verantwortlich.
Informationen zur Auftragsverarbeitung (AV-Vertrag)
Wenn der Vor-Ort-Service in Schleswig-Holstein angefragt oder beauftragt wird, verarbeiten wir die Daten, die für Terminabstimmung, Leistungserbringung, Dokumentation und Abrechnung erforderlich sind.
Angebotserstellung, Terminabstimmung, organisatorische Nachlassaufnahme, Fotodokumentation, Berichtserstellung, Übergabe an den Auftraggeber und Abrechnung.
Der Vor-Ort-Service dient der organisatorischen Unterstützung und Dokumentation. Wir erbringen keine Rechtsberatung, keine Steuerberatung, keine notarielle Beratung, keine gerichtliche Nachlasspflegschaft und keine Testamentsvollstreckung.
Eine Weitergabe von Unterlagen oder Berichten an Rechtsanwälte, Notare, Steuerberater, Behörden, Versicherungen oder sonstige Dritte erfolgt nur, wenn dies beauftragt, erforderlich oder rechtlich zulässig ist.
Nutzer können in NachlassPilot Dokumente und Fotos hochladen und als PDF oder ZIP exportieren.
PDF-Berichte und ZIP-Exporte können personenbezogene Daten und vertrauliche Nachlassinformationen enthalten. Nutzer sind dafür verantwortlich, diese Exporte nur an berechtigte Personen weiterzugeben und sicher aufzubewahren. Exporte sollten nach Zweckerreichung sicher gespeichert oder gelöscht werden.
Zur Abrechnung verarbeiten wir die hierfür erforderlichen Vertrags- und Rechnungsdaten, zum Beispiel Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, gebuchtes Paket, Leistungszeitraum, Rechnungsnummer und Zahlungsstatus.
Für Zahlungsabwicklungen nutzen wir den Dienst SumUp (SumUp Limited, Block 8, Harcourt Centre, Charlotte Way, Dublin 2, Irland). Bei einer Zahlung werden die dafür erforderlichen Transaktionsdaten (z. B. Betrag, Zahlungsmittel, Zeitstempel) an SumUp übermittelt. SumUp agiert hierbei als eigenständiger Verantwortlicher im Sinne der DSGVO. Die Datenschutzhinweise von SumUp finden Sie unter www.sumup.com/de-de/datenschutz/.
Wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren oder System-E-Mails von NachlassPilot erhalten, verarbeiten wir die jeweiligen Kommunikationsdaten zur Bearbeitung Ihres Anliegens, zur Vertragsdurchführung, zur technischen Bereitstellung und zur Dokumentation.
E-Mails werden über den E-Mail-Server der eigenen Hosting-Umgebung (Plesk) in Deutschland versendet und empfangen. Es werden keine externen E-Mail-Dienstleister oder SMTP-Provider eingesetzt.
NachlassPilot wird auf Serverinfrastruktur in Deutschland betrieben. Dabei können technische Dienstleister als Auftragsverarbeiter eingebunden sein, etwa für Hosting, Serverbetrieb, E-Mail, Backups oder Speicherinfrastruktur.
| Dienstleister / Zweck | Funktion | Standort | Status |
|---|---|---|---|
| Hetzner Online GmbH | Server-Hosting (Plesk) | Deutschland | Vertragsbasis: Auftragsverarbeitung |
| Plesk / WebPros | Server-Management-Plattform | Schweiz/EU | im Hosting enthalten |
| Eigener Mailserver (Plesk) | E-Mail-Versand und -Empfang | Deutschland | kein externer Dienstleister |
| jsDelivr / Fastly / Cloudflare | CDN für Bootstrap, Icons, Leaflet | USA / global | Datenübermittlung bei Ressourcenabruf |
| OpenStreetMap Foundation | Kartenkacheln auf Kontaktseite | GB | Datenübermittlung bei Seitenaufruf |
| SumUp Limited | Zahlungsabwicklung | Irland (EU) | eigenständiger Verantwortlicher |
Nach Vertragsende oder Ablauf eines zeitlich begrenzten Zugangs werden Nutzerkonten und Nachlassakten nach Maßgabe des vereinbarten Löschkonzepts gelöscht oder gesperrt. Vor einer endgültigen Löschung sollten Nutzer benötigte Berichte und Exporte selbst sichern.
Backups dienen der Systemsicherheit und Wiederherstellung im Störungsfall. Es werden tägliche Backups erstellt, die für 3 Tage aufbewahrt und danach im Rahmen der technischen Backup-Rotation gelöscht werden. Daten in Backups werden nicht aktiv genutzt.
Nach Vertragsende oder Ablauf eines Zugangs werden Nutzerkonten und Nachlassakten gesperrt. Die konkrete Löschfrist richtet sich nach dem jeweiligen Produkt (siehe Abschnitte 10 und 11). Kontakt- und Anfragedaten ohne Vertragsschluss werden nach 6 Monaten gelöscht.
Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen ein, um personenbezogene Daten gegen unbefugten Zugriff, Verlust, Veränderung oder Missbrauch zu schützen. Dazu gehören insbesondere:
Eine Weitergabe personenbezogener Daten erfolgt nur, wenn dies zur Vertragsdurchführung erforderlich ist, eine gesetzliche Pflicht besteht, eine Einwilligung vorliegt oder ein berechtigtes Interesse besteht und keine überwiegenden Interessen der betroffenen Person entgegenstehen. Empfänger können insbesondere sein:
Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Staaten außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums findet grundsätzlich nicht statt, sofern in dieser Datenschutzerklärung nicht ausdrücklich anders angegeben.
Beim Abruf von CDN-Ressourcen (jsDelivr) kann Ihre IP-Adresse an Server in den USA (Fastly, Cloudflare) übermittelt werden. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Standardvertragsklauseln und unseres berechtigten Interesses an der technisch sicheren Bereitstellung der Website (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
NachlassPilot kann eine Assist-Funktion bereitstellen, die vorhandene OCR-Texte, Dokumenteninhalte und Metadaten innerhalb einer Nachlassakte auswertet, um Dokumente besser auffindbar zu machen, Dokumenttypen vorzuschlagen, kurze Zusammenfassungen zu erzeugen und Fragen zur Akte anhand vorhandener Quellen zu beantworten.
Im Standardbetrieb erfolgt diese Verarbeitung lokal innerhalb der NachlassPilot-Infrastruktur. Es werden im Standardbetrieb keine Dokumentinhalte an externe KI-Dienstleister übermittelt. Eine Nutzung externer KI-Anbieter erfolgt nur, wenn eine entsprechende Funktion ausdrücklich aktiviert und vertraglich/datenschutzrechtlich vorgesehen ist.
Der Assist arbeitet quellenbasiert. Antworten stützen sich auf vorhandene Dokumente der jeweiligen Nachlassakte. Die Funktion ersetzt keine Rechtsberatung, Steuerberatung oder notarielle Beratung. Nutzer entscheiden selbst, ob sie Vorschläge übernehmen. NachlassPilot trifft keine automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung.
Die Nutzung der Assist-Funktion wird protokolliert (Zeitpunkt, Mandant, Benutzer, Nachlassakte, Art der Aktion, verwendete Dokumente/Quellen, technischer Status). Dies dient der Sicherheit, Nachvollziehbarkeit, Fehleranalyse, Missbrauchsvermeidung und Abrechnung von Nutzungslimits.
Sie haben nach der DSGVO folgende Rechte:
Bitte richten Sie Ihre Anfrage an die oben genannten Kontaktdaten des Verantwortlichen.
Sie haben das Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO). Für Schleswig-Holstein ist zuständig:
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, wenn sich technische, rechtliche oder organisatorische Änderungen ergeben. Die aktuelle Version finden Sie stets unter https://nachlasspilot.app/datenschutz.
Stand: 28. Juni 2026
